DIN ERP INTEGRATION ER GULD VÆRD

ERP systemet er rygraden i langt de fleste virksomheder. Det er samlingspunktet for alle nøgledata om produkter, lager, kunder og økonomi og da alle virksomheder er unikke, er der sjældent to systemer der er ens. Det kan være dræbende at skifte system, og for nogle er en enkel opdatering lig med søvnløse nætter og masser af hårdt arbejde.

Netop fordi det er virksomhedens vigtigste værktøj, laver vi ofte webshops, der er koblet hårdt sammen med en større ERP integration. Det er dog ikke altid at det er en nødvendighed og der kan være virksomheder hvor det ikke er relevant at lave en integration. Er man nystartet virksomhed med primære salgskanal via en webshop, er sagen selvfølgelig en anden, men for mange etablerede virksomheder ændrer man ikke bare på deres ERP-setup.

Vi onlinefolk har ofte tendens til at undervurdere effektiviteten i et ERP system. For virksomhederne er det deres primære værktøj og hastigheden man arbejder med i sit ERP system er ofte langt højere. Selvom drømmescenariet kan være at vi smider varer over i shoppen og beriger dem alle, med unikke beskrivelser og billeder, indhenter virkeligheden ofte vores gode intentioner, da det kan være svært at afsætte de nødvendige ressourcer, i den daglige drift.  Vi kan udfordre processer og hejse flag om arbejdsgange, men se bort fra de eksisterende procedurer er stort set umuligt.

HVORFOR BLIVER EN ERP INTEGRATION BESVÆRLIG?

Vi kan se brugerfladen i både ERP og på CMS, men alt der ligger herimellem er for mange et ingenmandsland mellem to skyttegrave. Her ønsker ingen at befinde sig, da det kan virke som øretævernes holdeplads, men det er netop her vi placerer system-udviklerne alene, hvorefter vi bombarderer dem med ønsker og krav der alt for ofte modsiger hinanden. Se bare denne video, som tegner et karikeret billede, men som til tider er udviklerens billede af virkeligheden.

MANGE VEJE TIL MÅLET

Der er rigtig mange veje til målet og løsningsmulighederne er enorme, når man skal lave en effektiv integration med hurtig og stabil dataudveksling. De tre mest almindelige måder at lave dataudvekslingen på, er via filer der placeres på FTP serveren, ved direkte skriveadgang i databaser, eller via en Web Service Client. Alle tre metoder har sine fordele og ulemper. Man kan have forskellig personlig holdning hertil, men det vigtigste er, ikke at være forudindtaget fordi man kender ikke facit fra start.

Det vigtigste inden man går rigtigt igang er at man får styr på virksomhedens processer og hvilke data der ligger til grund for den daglige drift af lager, økonomi og produktion.

1: Identificér afhængigheder

Alle virksomhedsspecifikke afhængigheder skal frem i lyset. Hvordan arbejder man eksempelvis med fysisk lager/disponibelt lager; altså hvornår er en vare reserveret og er der nogle reservationer der skal prioriteres? Der kan også ligge udfordringer i dimensioner som styk, meter, poser, kilo eller kartoner. Det er elementer som disse der gerne skal være beskrevet, hvis projektledere og udviklere skal have en chance for at levere optimalt.

2: Beskriv formater og ansvar

Der kommer til at være et hav af dataudvekslinger. Det er uhyre vigtigt at få den frem i lyset og få givet udviklerne et ansvar for hvem der skal aflevere hvad og hvornår . Er det web der skal omskrive formatet, eller ERP der skal aflevere på en bestemt måde. Ofte ligger der mange timer med afklaringer og frustrationer, som besværliggører arbejdsflowet for udviklerne. Sæt de 2 parter i stævne fysisk og få afklaret så mange ting som muligt, med dem der rent faktisk skal lave det.

3: Brugerens behov sammenholdt med tilgængelig data

Eksempelvis til sorteringer af farver eller størrelser. I modebranchen har man måske 200 forskellige udgaver af orange, men hvem ved faktisk hvordan kumquat-farve ser ud? Nogle ting er bare nød til at oversættes til menneskesprog og kategoriseres. Almindelige mennesker bruger lysegrøn, mørkegrøn og til nød limegrøn. Hvis jeg skal købe tøj og går efter noget grønt, vil jeg gerne kunne sortere på alle grønne også selvom Ralph Lauren kalder skjortens farve bean sprout.

THE WORLD CHANGES – SO DO YOU

Det absolut sværeste er at finde ud af hvornår systemet skal tilpasses virksomheden, eller om det er virksomheden der skal tilpasses systemet. Det er hele tiden en hårfin balance. Man skal være villig til at ændre nogle processer i det daglige arbejde. Virksomheden skal være klar til at tilpasse sig, ligesom udviklere skal være klar til at lytte. Det er afvejninger hele tiden, men det mest optimale er, hvis alle er klar til at gå på kompromis. Dette skaber klart det bedste resultat.


Kommentarer